Por Sara OBAL

Historiando el desarrollo de la informática del sector público en Argentina nos encontramos con un derrotero espasmódico, colmado de buenas intenciones y de resultados decepcionantes.
La «despapelización» en Argentina no es un concepto nacido del mundo digital. Mucho antes, durante la década del 70 y hasta los 90, el «trending topic» hubiera sido #microfílmese. Efectivamente, con la idea de ahorrar espacio de archivo la fiebre microfilmadora abarcó casi todo. Fue la elegida de los bancos estatales, los organismos de control y la seguridad social. Enormes emprendimientos que le otorgaban al microfilm el mismo valor del documento original. Y así se hizo aunque nunca se tiró un solo papel, inaugurando uno de los horrores más temidos de las buenas prácticas documentales: los dobles registros, propiciatorios de infinitos errores, es decir, de gasto. Aún entre nosotros. claro.
En la década de los 80 una suerte de invasión informática ingresaba en las oficinas públicas prometiendo mejoras operativas, orden y transparencia institucional. Millonarias licitaciones, hardware y software, sensibilizaciones y capacitaciones a un personal que observaba con temor tanto aparato y cable. Los informáticos ilusionados y la información incorporada a esas cajas bobas aunque muy veloces, que aportan una ayuda extraordinaria cuando la información ha sido apropiadamente tratada. Este tratamiento de información escapa al «know how» de los informáticos. Existen profesionales que específicamente han sido entrenados para estas tareas, ellos son los documentalistas, los «records managers» (gestor de rgistros) o «information designers», especializados en organizar información. Muy difícil encontrar uno en el sector público. Olvidados, excluidos o tal vez, ignorados.
En Argentina, nos referimos a los licenciados en bibliotecología y documentación. Todos sabemos qué es un bibliotecario y dónde trabaja. Lo que no se ha extendido es la noción de las competencias de estos profesionales que definitivamente trascienden al edificio biblioteca ya que la demanda de información debidamente gestionada abarca un ambiente enorme en el cual el sector público asume una relevancia vital.

Cuando hablamos de «public records» –palabra que no tiene una traducción exacta en castellano- nos referimos a una información que debe ser registrada y tratada profesionalmente porque envuelve una evidencia de la actividad del Estado. Es precisamente este atributo, brindar evidencia, lo que caracteriza a estos documentos de otro tipo de información o dato. La tendencia al gobierno abierto está instalada conceptual y legalmente en las sociedades modernas. Se espera y exige transparencia de los gobiernos. El correcto manejo de la información es una vía óptima para generar confianza y mostrar compromiso con la rendición de cuentas, concepto indisolublemente ligado a la democracia, la legalidad y la prevención de la corrupción y prácticas abusivas dentro de la organización.
En Argentina no se ha tomado debida nota de la complejidad que envuelve el desarrollo y sostenimiento de sistemas de información de excelencia. En la década de los 90 todavía ocurrían absurdos de oficina como el «retipeo» de información por incompatibilidades de lectura. Faltaron estándares, faltó análisis, faltó la decisión de establecer como prioridad una política de gestión documental en las oficinas públicas. Y faltaron los documentalistas, los únicos habilitados para proveer normas técnicas aplicables.

Dramático ejemplo de esta característica puede verse en la gestión de la información judicial, la justicia, enorme banco de datos de información documental en el que conviven aún hoy métodos arcaicos, dobles registros en papel y formato digital, expedientes cosidos con hilos, inexistencia de un sistema central e integrado, una estadística ineficiente y mobiliario de apilamiento de documentos. ¿Ha incluido el Poder Judicial documentalistas en su staff operativo?

Records Management word cloud

El apropiado manejo de los documentos de la gestión pública debe constituirse como un elemento definitorio de una sociedad que pretenda basarse en el conocimiento y sustentarse en procedimientos éticos y técnicamente profesionales. Esta premisa incluye considerar  la información como un recurso estratégico para el cumplimiento de los objetivos de gobierno y definir los lineamientos que los promuevan. El intercambio global/digital exige esta inteligencia para proteger los derechos de los ciudadanos y asegurar la noción de responsabilidad en los gobiernos.
Lamentablemente la aceptación de destrezas específicas en esta materia no ha crecido acompasada al desarrollo tecnológico causando un bajo nivel de aprovechamiento de los recursos informativos y un deficiente diseño de los procesos operativos que en general han sido definidos replicando prácticas de la lógica del papel. Un aspecto fundamental del ingreso al mundo digital era comprender profundamente las diferencias entre la tecnología del papel y la del byte para diseñar modalidades superadoras, la palabra reingeniería tan usada en los tiempos digitales y poco ejecutada en la práctica.
La necesidad de especialistas es urgente e innegable. Sepamos que existen y convoquémolos.